Reajustes a destiempo
Un reajuste cobrado antes de la fecha que fija el contrato, o uno que el arrendador no aplicó y que conviene provisionar antes de que llegue de golpe con meses de atraso.
Sistemas de gestión · NCI Arriendos
Cada cobro del mall, contrastado con su contrato.
NCI Arriendos revisa todos los meses lo que le cobran en cada local —renta mínima, porcentaje sobre ventas, gasto común, fondo de promoción, reajustes— contra lo que dice el contrato. Cuando algo no calza, le muestra la diferencia, la cláusula y la carta para pedir la nota de crédito.
El problema
Lo que no se revisa, se paga.
En una cadena con locales en centros comerciales, el arriendo suele ser uno de los costos fijos más altos, y de los menos revisados. Cada arrendador factura con sus propias reglas, los contratos están en PDF y el control depende de una planilla.
No es falta de rigor del equipo: nadie puede cruzar a mano, todos los meses, cada línea de cada factura contra cada condición de cada contrato. Las diferencias aparecen por lugares conocidos:
Renta variable y gasto común
La renta es la mayor entre la mínima y el porcentaje sobre ventas; el gasto común depende de superficies y porcentajes. Un error en cualquiera de esos datos se repite todos los meses.
Contratos que vencen sin aviso
Renovaciones, avisos de término y escalones de renta con plazos que viven en un PDF o en el calendario de una persona. Cuando alguien se da cuenta, el plazo para negociar ya pasó.
Cómo funciona
Tres pasos, todos los meses.
- 01
Cargamos sus contratos y facturas
Usted nos entrega los contratos y las facturas de arriendo en Excel, CSV o como salgan de su sistema contable. Leemos cada contrato y dejamos cada condición registrada con la cláusula que la respalda.
- 02
El sistema calcula lo que correspondía
Mes a mes y local por local, calcula cada concepto según el contrato, con la UF del período y los reajustes pactados, y lo compara con lo facturado, línea por línea.
- 03
Usted decide qué reclamar
Cada diferencia llega con su causa probable y su respaldo. Usted la confirma o la descarta; si la confirma, la solicitud de nota de crédito ya está redactada.
El sistema, por dentro
Véalo funcionando.
Pantallas del sistema en operación con un cliente real. Los nombres de locales, marcas, centros comerciales y personas, y los conteos de la cartera, están difuminados o reemplazados para proteger su información.
01
La diferencia, su causa probable y la cláusula
Para cada cobro, el sistema calcula lo que correspondía según el contrato —con la UF del período y los reajustes pactados— y lo pone al lado de lo facturado. Si no calza, propone la causa y muestra la condición que lo respalda.
02
La solicitud de nota de crédito, redactada
Confirmada la diferencia, la carta al arrendador sale escrita: el monto, la fórmula de cada concepto y la cláusula citada. Después, el sistema sigue la nota de crédito hasta que se aplica.
03
Las fechas críticas, con tiempo
Vencimientos, renovaciones, reajustes y plazos de aviso de término salen del propio contrato. Cada aviso llega con la anticipación que usted defina y con lo que está en juego en ese local.
04
Todo el local, en un solo lugar
Contrato, condiciones con su cláusula, documentos y el historial de cobros de cada local, en una sola ficha. La misma pantalla que usa quien negocia con el arrendador.
05
Qué negociar primero, no solo qué está abierto
Cada local con contrato vigente queda priorizado por un puntaje: costo de ocupación, tendencia de ventas y de arriendo, próximo hito y cuánto hay en juego si no se negocia a tiempo.
06
Dónde está expuesta la cartera
Contratos vencidos o firmados por otra sociedad, cláusulas de diciembre, reajustes que el arrendador no ha aplicado y locales sobre su nivel crítico de ocupación, ordenados por lo que está en juego en cada uno.
07
El arriendo del año que viene, no solo el de hoy
Proyecta el costo de cada local a futuro con los reajustes y descuentos ya pactados en el contrato, para presupuestar sin sorpresas.
08
La cartera completa, de un vistazo
Locales por región y comuna, con el color que usted elija: costo de ocupación, gasto o alerta. El mismo directorio, visto en el mapa de Chile.
Para cada área
Una misma información, tres preguntas.
Finanzas
¿Qué cobro reviso hoy?
Los cobros con diferencia ordenados por monto, lo recuperado en los últimos doce meses y lo confirmado que todavía no se recupera.
Comercial y operaciones
¿Qué contrato se me viene encima?
Vencimientos, renovaciones y avisos con anticipación, la ficha completa de cada local y las negociaciones con el argumento ya escrito.
Gerencia
¿Dónde está el problema de la cartera?
El costo de ocupación de cada local sobre sus ventas, el ranking de la cartera y los locales con mayor exposición, en una pantalla.
Qué incluye
Todo el ciclo del arriendo, en un sistema.
- Control de cobros
- Renta mínima, renta variable, gasto común, fondo de promoción, administración, seguros y reajustes, validados contra el contrato.
- Notas de crédito
- De la diferencia confirmada a la nota aplicada, con la carta redactada y el seguimiento de cada caso.
- Fechas críticas
- Calendario y avisos de vencimientos, renovaciones, reajustes y plazos de término, con anticipación configurable.
- Costo de ocupación
- Arriendo y gastos sobre ventas por local, marca y centro comercial, con ranking y mapa de la cartera.
- Riesgo de la cartera
- Contratos vencidos o sin respaldo, reajustes pendientes y locales sobre su nivel crítico, ordenados por lo que está en juego.
- Negociaciones
- Cada negociación con su local, su argumento y su estado, y una proyección del arriendo del año siguiente.
- Ficha de cada local
- Contrato, condiciones con su cláusula, documentos, cobros y ventas en un solo lugar.
- Carga de datos
- Planillas de facturas y ventas en dos pasos, con homologación de nombres y posibilidad de deshacer.
- Acceso por rol
- Cada persona ve lo suyo; cada empresa, solo sus datos. Todo se exporta a Excel.
Con los pies en la tierra
Lo que el sistema no hace.
Su relación con cada arrendador sigue siendo suya. El sistema le da los números para conversar con respaldo, no para pelear.
- No acusa: marca diferencias y cada una se confirma antes de reclamar. Algunas resultan correctas —una cláusula especial, un descuento pactado— y queda registrado por qué.
- No inventa condiciones: si falta un contrato o una cláusula no es clara, lo dice y lo deja pendiente.
- La exposición que muestra sirve para ordenar prioridades; no es una pérdida segura.
- No reemplaza a su abogado ni a su contador: les entrega la evidencia ordenada.
Cómo empezar
Tres formas de partir, sin apostar a ciegas.
Diagnóstico
Para saber si vale la pena.
Con sus contratos y doce meses de facturas le mostramos las diferencias que encontramos, antes de que decida contratar el sistema.
Sistema con operación NCI
Nosotros hacemos el trabajo mensual.
Cargamos las facturas y ventas cada mes, revisamos las diferencias y le entregamos lo que hay que reclamar. Su equipo decide y firma.
Sistema para su equipo
Su equipo lo opera.
Dejamos el sistema cargado con sus contratos, capacitamos a su equipo y lo acompañamos mientras toma el ritmo.
Preguntas frecuentes
Antes de conversar
¿Tengo que cambiar mi sistema contable?
No. Las facturas y las ventas se cargan desde planillas o desde lo que exporte su sistema actual. NCI Arriendos no reemplaza su contabilidad: la revisa.
¿Qué pasa si mis contratos tienen condiciones especiales?
Cada condición se registra con su vigencia y la cláusula que la respalda: descuentos por un plazo, escalones, rentas distintas en diciembre, gasto común por superficie o por porcentaje. Si una condición no está clara en el contrato, el sistema la marca en vez de suponerla.
¿Quién ve mis datos?
Solo las personas de su empresa que usted autorice, cada una con su rol. Los datos de cada empresa están separados de los de cualquier otra.
¿Va a complicar la relación con los arrendadores?
La carta de solicitud habla de diferencias y cita el contrato; no acusa. Llegar con la fórmula y la cláusula suele acortar la conversación, no endurecerla.
¿Sirve si tengo pocos locales?
Mientras más locales y más arrendadores distintos, más difícil es revisar a mano y más rinde el sistema. En el diagnóstico lo vemos con sus propios números antes de que decida.
Cada cobro del mall, contrastado con su contrato.
En media hora le mostramos el sistema funcionando y revisamos qué necesitaríamos para hacer el diagnóstico de sus locales. Escríbanos con dos horarios que le acomoden y le confirmamos uno.